Datenschutzerklärung

Der Schutz und die Sicherheit persönlicher Daten haben bei uns eine hohe Priorität. Daher halten wir uns strikt an die Regeln der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Nachfolgend möchten wir Sie darüber aufklären, in welcher Art, in welchem Umfang und zu welchem Zweck personenbezogene Daten (nachfolgend auch „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. Facebook und Instagram, verarbeitet werden. Für die Definition der von uns verwendeten einschlägigen Begrifflichkeiten verweisen wir auf DSGVO Artikel 4. Bei Fragen wenden Sie sich gern an uns!

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), §10 Abs. 3 MDStV und §55 Abs. 2 RStV:

fortuna hospitality GmbH & Co KG
Komplementärin: fortuna hotelmanagement GmbH
Geschäftsführer: Tobias Voss
Kasinostraße 6. 64293 Darmstadt
info@fidelis-hospitality.com
Tel. 069 – 8290 4700

Kategorien betroffener Personen:

Besucher und Nutzer unseres Online-Angebotes

Arten der verarbeiteten Daten und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten Bestands- und Kontaktdaten (z.B. Namen, Adressen, e-mail, Telefonnummern) sofern Sie uns diese angeben, um mit Ihnen in Kontakt zu treten bzw. eine Hotelbuchung zu generieren. Der Zweck der Datenverarbeitung besteht somit darin, Kontaktanfragen zu beantworten und mit den Nutzern des Onlineangebotes kommunizieren zu können. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist DSGVO Artikel 6 Abs. 1 b).

Wir verarbeiteten Nutzungs- und Kommunikationsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten, Geräte-Informationen, IP-Adressen), die uns dabei helfen, unser Online-Angebot zu optimieren. Der Zweck der Datenverarbeitung ist somit die Optimierung unseres Online-Angebots und damit die verbesserte Möglichkeit, das V8 Hotel Köln besser bewerben zu können. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist DSGVO Artikel 6 Abs. 1 f).

Datenübermittlung /Datenprotokollierung

Beim Besuch dieser Seite verzeichnet der Web-Server automatisch Log-Files, die keiner bestimmten Person zugeordnet werden können. Diese Daten beinhalten z. B. den Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse des anfragenden Rechners, Zugriffsdatum und -uhrzeit der Serveranfrage und die Dateianfrage des Client (Dateiname und URL). Diese Daten werden nur zum Zweck der statistischen Auswertung gesammelt. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet nur dann statt, wenn eine gesetzliche Erlaubnis dafür vorliegt, (z.B. wenn eine Übermittlung an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gemäß DSGVO Artikel 6, Abs. 1 b), zur Vertragserfüllung erforderlich ist) oder wenn es eine rechtliche Verpflichtung vorsieht.

Widerspruchsrecht (DSGVO Art. 21), Widerrufsrecht (DSGVO Art. 7, Abs. 3),

Sie können der künftigen Verwendung aller Sie betreffender Daten jederzeit widersprechen. Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Informationsrecht: Auskunft, Änderung und Löschung Ihrer Daten

Gemäß geltendem Recht können Sie jederzeit bei uns schriftlich nachfragen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Eine entsprechende Mitteilung hierzu erhalten Sie dann umgehend. Auf Wunsch löschen wir Ihre Daten. Ohnehin werden die von uns verarbeiteten Daten nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt sobald sie für die Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Sicherheit Ihrer Daten

Ihre uns zur Verfügung gestellten persönlichen Daten werden durch Ergreifung aller technischen sowie organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen so gesichert, dass sie für den Zugriff unberechtigter Dritter unzugänglich sind. Bei Versendung von sehr sensiblen Daten oder Informationen ist es empfehlenswert, den Postweg zu nutzen, da eine vollständige Datensicherheit per E-Mail nicht gewährleistet werden kann.

Hinweis zu Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, d. h. Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung diese Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten der Google in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

Cookies

Auf einigen unserer Seiten verwenden wir sog. "Session-Cookies", um Ihnen die Nutzung unserer Webseiten zu erleichtern. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die nur für die Dauer Ihres Besuchs unserer Webseite auf Ihrer Festplatte hinterlegt und abhängig von der Einstellung Ihres Browser-Programms beim Beenden des Browsers wieder gelöscht werden. Diese Cookies rufen keine auf Ihrer Festplatte über Sie gespeicherten Informationen ab und beeinträchtigen nicht Ihren PC oder ihre Dateien. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Sendung von Cookies hinweist.

Hostingleistungen

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen der Firma 1&1 dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen. Wir bzw. der Hostinganbieter können dazu auch persönliche Daten verarbeiten (z.B. Bestandsdaten, Meta- oder Kommunikationsdaten). Diese Leistungen benötigen wir, um diese Webseite aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren Zuverfügungstellung des Onlineangebotes professionell betreiben zu können.

Alveni AI Telefon-Assistent (Telefonie-Weiterleitung)

Welche Daten werden verarbeitet?
Die Telefonanlage des Hotels nutzt den Telefon-Assistenten der Alveni AG, Balbweg 7, 8832 Wollerau, Schweiz (https://www.alveni.ai/). Dieser Dienst ermöglicht unter bestimmten Bedingungen die Weiterleitung eingehender Anrufe an eine KI-gestützte Telefon-Antwortlösung. Wenn der Telefon-Assistent aktiv ist, verarbeiten wir nur die Daten, die Sie während des Anrufs freiwillig angeben bzw. die zur Gesprächsabwicklung technisch erforderlich sind, z.B.:

Angaben, die Sie freiwillig nennen (z.B. Name, Anliegen, E-Mail, Rückrufwunsch)
Ihre Telefonnummer (sofern diese übertragen wird), Transkripte der Gesprächsinhalte
Datum und Uhrzeit des Anrufs sowie technische Verbindungs-Metadaten

Diese Informationen werden verschlüsselt verarbeitet und ausschließlich genutzt, um Ihre Anfrage an das zuständige Hotelteam weiterzuleiten, Rückrufe zu ermöglichen oder Fragen zu beantworten. Eine darüber hinausgehende Nutzung — etwa zu Werbezwecken, Profilbildung oder für Training von KI-Modellen — findet nicht statt.

Technisch notwendige Datenverarbeitung
Für den technischen Betrieb des Telefon-Assistenten werden folgende Informationen verarbeitet:

Technische Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Dauer, Datum/Uhrzeit) zur Gesprächszuordnung und Stabilität der Verbindung
Temporäre Echtzeit-Verarbeitung des Audios zur Erzeugung von Transkripten
Transkripte werden während der Verarbeitung pseudonymisiert, verschlüsselt verarbeitet und gemäß den unten genannten Fristen gelöscht
Logs/Fehlerprotokolle zur Erkennung von Missbrauch (z.B. Spam) sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit
Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS/SRTP), um die Sicherheit der Kommunikation zu gewährleisten

Verarbeitung und Speicherung
Alle Verarbeitungen erfolgen auf Servern innerhalb der EU; die eingesetzten KI-Modelle werden lokal betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nur auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln oder anderen geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO statt.

Standardmäßig werden die bei Alveni AI gespeicherten Transkripte und Metadaten automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Auf Wunsch kann eine frühere Löschung erfolgen.
Die beim Hotel eintreffende E-Mail-Zusammenfassung unterliegt den jeweiligen Aufbewahrungsfristen des Hotels.
Es findet keine Erkennung von Stimmen statt, es werden keine Stimmenprofile erstellt und keine Audio-Signaturen für Identifikationszwecke verwendet.
Es findet kein KI-Modelltraining mit personenbezogenen Daten statt, und die verarbeiteten Daten werden nicht zu Profilbildungszwecken genutzt.

Alveni AG setzt für bestimmte Funktionen technische Unterauftragsverarbeiter (z.B. für Hosting, Telefonie-Infrastruktur) ein. Diese sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet und erhalten ausschließlich die zur technischen Bereitstellung notwendigen Daten.

Tracking und Cookies

Für die Telefon-Funktion werden keine Cookies oder Tracking-Tools eingesetzt.
Es findet keine vollautomatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt.
Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs klar darüber informiert, dass sie mit einem KI-gestützten Assistenten sprechen. Auf Wunsch kann jederzeit an einen menschlichen Mitarbeitenden weitergeleitet werden.

Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere zur Gewährleistung einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit und zur effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen. Soweit eine Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist (z.B. Reservierungsanfragen), erfolgt diese zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Freiwilligkeit und Widerspruchsrecht
Die Angabe personenbezogener Daten im Telefonat ist freiwillig. Sie entscheiden selbst, welche Informationen Sie mitteilen möchten. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. Bitte senden Sie Ihre Anfrage oder Ihren Widerspruch an: privacy@alveni.ai.

Weitere Informationen
Detaillierte Informationen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung der Alveni AG: https://www.alveni.ai/datenschutz

Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir werden die Richtlinien dieser Datenschutzerklärung zum Schutz Ihrer persönlichen Daten, zur besseren Verständlichkeit und zur Spiegelung der jeweils aktuellen Rechtsprechung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Sie sollten sich diese Richtlinien gelegentlich ansehen, um auf dem Laufenden darüber zu bleiben, wie wir Ihre Daten schützen und die Inhalte unserer Website stetig verbessern. Sollten wir wesentliche Änderungen bei der Sammlung, der Nutzung und/oder der Weitergabe der uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten vornehmen, werden wir Sie durch einen eindeutigen und gut sichtbaren Hinweis auf der Website darauf aufmerksam machen. Mit der Nutzung der Webseite erklären Sie sich mit den Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden.